A projekttevékenység lehetővé teszi a rendelkezésre álló erőforrások, az idő és a végtermék minőségi arányának leghatékonyabb működtetését. A hozzáértő tervezés segítségével lehetőség nyílik a korrekciós menedzsment intézkedések időben történő végrehajtására a projekt életciklusának minden szakaszában bármikor. A megfelelő módszertan alkalmazása lehetővé teszi a műszaki dokumentáció elkészítésének összköltségének, a megvalósítás átlagos időtartamának előzetes kiszámítását, valamint az egyes szakaszokban a felelősök meghatározását (OBS struktúra, RAM mátrix). Fontos a munkák teljes listájának helyes megtervezése (a projekt WBS-alapjának kiépítése) és megvalósításuk sorrendjének (a PDM hálózat ábrázolása). Előzetesen meg kell határozni a feladatok láncolatát, amelyek előrehaladását a leggondosabb ellenőrzés alatt kell tartani. Mivel tartalékkal nem rendelkeznek, a megvalósításuk teljes időtartama határozza meg a projekt teljes időtartamát (a kritikus út módszer szerint).
A menedzsment jelentős megkönnyítését egy olyan eszköz segíti elő, mint a felelősségi mátrix (vagy lineárismenetrend). Egy előre kidolgozott WBS-struktúra (az elvégzett munka hierarchikus alapja) és egy OBS-struktúra (előadók szervezeti felépítése) alapján épül fel. A vezetés gyakorlására szolgál a felelősség elvének bevezetésével (Principle Responsibility).
A programban szereplő feladatok mindegyikét a megfelelő szakemberek szerint személyre szabni szükséges. A projekthez felelősségi mátrix jön létre - ez a tervezett kapcsolatok megjelenítése (leggyakrabban - grafikus). A WBS és az OBS struktúrák aránya alapján táblázat formájában van ábrázolva. Ekkor az első a mátrix függőleges soraiként, a második pedig vízszintes oszlopként jelenik meg. Minden WBS-elemhez meg kell határozni egy alkalmazottat, aki koordinálja a megvalósítást. A megfelelő tábla a két komponens metszéspontjára kerül.
A Felelősségi Mátrixnak, ha helyesen történik, képet kell adnia arról, hogy ki kezeli az egyes hivatkozások végrehajtását az alacsonyabb szintű hierarchikus struktúrában. A WBS bármely elemének végrehajtásáért csak egy személy lehet felelős. De a munka több összetevőjének előrehaladását egyetlen személy irányíthatja.
RAM - így jelöljük röviden a projekt felelősségi mátrixát (Responsibility assignment mátrix) - a jelentéstétel és a felelősségek megoszlása táblázat formájában. Egy jól megszervezett programnál be kell tartani azt a szabályt, hogy a végrehajtás bármelya célokat egy bizonyos vezető testület ellenőrizte. Például a projektmenedzser - a küldetés (minden feladat), a felelős végrehajtók - az egyes elemek stb. Valójában ily módon egy célfa épül fel. Meg kell felelnie az ötlet megvalósításával megbízott szerkezet felosztásának sorrendjének. A tervezett munkában részt vevő valamennyi személy funkcionális felelősségét a felelősségi mátrix határozza meg. Egy sor feladat meghatározására szolgál, és az emberek személyesen felelősek azok végrehajtásáért.
A dedikált szoftver megkönnyíti a projekt előkészítését. Segítségével sokkal gyorsabban készíthet WBS és OBS struktúrákat, munkák listáit fázisonkénti szervezéssel és vezérléssel. Ugyanaz a RAM felelősségi mátrix jön létre, de részletesebb formában. Így felesleges erőfeszítés nélkül be lehet szerezni a szükséges táblákat a megfelelő szoftvercsomagokban. És szükség esetén gyorsan módosíthatja a projekt adatait, miközben egyidejűleg megkapja a frissített grafikus megjelenítésüket.
