A jegyzőkönyv hivatalos dokumentum?

2024 Szerző: Henry Conors | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-12 08:27

A protokoll szó mindenki ajkán van. Az irodai dolgozók rendszeresen hallanak értekezleten, a rendőrök szakmai tevékenységük során alkalmazzák, az államfők és a diplomaták pedig kénytelenek betartani az általa diktált szabályokat. Mi az a protokoll? Az alábbiakban megtudjuk.

A protokoll jelentése

Sok más kifejezéshez hasonlóan ennek a szónak is több jelentése van. Minden attól függ, hogy melyik tevékenységi területen alkalmazzák a kívánt koncepciót. Nézzük tehát a leggyakoribb helyzeteket, amikor a protokollról szokás beszélni.

Ami az üzleti környezetet illeti, a protokoll egy olyan dokumentum, amely leírja az éppen zajló eseményt (ülés, értekezlet, igazgatótanács stb.).

Fentebb már említettük a rendőrséget, akik szintén gyakran készítenek hasonló dokumentumot. Ebben az esetben a bűncselekmény vagy szabálysértés tényének megállapítása feltételezhető.

Nemzetközi formátumban a protokoll egy olyan szabályrendszer, amelyet be kell tartani a kormánytisztviselők és a diplomáciai személyek közötti hivatalos találkozókon. Például van egy jegyzőkönyv a vezetők üléseirőlkijelenti, vagy látogatást tesz az elnöknél.

Ebben a cikkben azonban az üzleti protokollok fogalmára fogunk összpontosítani.

Találkozási jegyzőkönyv

Az üzleti megbeszélések az üzleti környezetben zajló folyamatok szerves részét képezik. Hivatalosan, a megbeszélt időpont figyelembevételével és csak az irodában történhetnek. Az informális üzleti randevúk is nagyon népszerűek. A második esetben megteheti a beszélgetés protokoll megerősítése nélkül. Ha az ülés hivatalos, akkor azt minden szabálynak megfelelően írásban kell megtenni.

A jegyzőkönyvet a titkár vagy más ilyen jogosultsággal rendelkező személy vezeti. Annak érdekében, hogy lépést tudjon tartani a beszélgetés folyamatával, próbáljon meg egy hozzávetőleges listát kitalálni a megbeszélésen megvitatandó kérdésekről. Hasznos lenne egy hangrögzítő is, hogy ne maradjunk le a részletekről, mert a protokoll egy üzleti esemény nagyon részletes leírása.

A jelenlévők és a távollévők nevét fel kell jegyezni. Saját magának feljegyzéseket készíthet mindenki, aki eljött a találkozóra, hogy bizonyos szavak szerzőjét hiba nélkül jelezze.

Minden értekezlet elején meghatározzák a kérdések elbírálásának sorrendjét, ezt mindenképpen szó szerint írja le.

Ha volt szavazás az ülésen, akkor jelezze annak eredményét (hányan szavaztak "mellett" és hányan "nem"). Abban az esetben, ha az ülésen kevesen voltak jelen, lehetősége van a szavazók nevét és vezetéknevét is feltüntetni.

Ne késlekedja jegyzőkönyv rögzítése a hátsó égőben, mert ezalatt az értekezlet részleteit elfelejtheti.

Tárgyalási jegyzőkönyv

A tárgyalások abban különböznek a szokásos üzleti megbeszélésektől, hogy általában egy vagy néhány olyan kérdést tárgyalnak meg, amelyek mindkét fél számára nagy szerepet játszanak. Ebben az esetben a protokoll lehetőséget biztosít a beszélgetés minden árnyalatának és a felek követelményeinek rögzítésére. A vizsgált kérdés nem mindig az első tárgyalások után azonnal megoldódik, ezért az igazgatóknak vagy más alkalmazottaknak időre és teljes körű tájékoztatásra van szükségük az értekezletről.

A tárgyalási jegyzőkönyv ugyanazon elv szerint készül, mint bármely üzleti dokumentum.

Fel kell tüntetni a leírt esemény dátumát, a bizonylatszámot és a cím teljes változatát. Ezt követi a bevezető, amely szükségszerűen jelzi a jelenlévők névsorát és a megvitatásra váró főbb kérdéseket.

A fő részben az információkat általában három részre osztják: „Meghallgatott”, „Beszélt”, „Eldöntött”. A protokoll teljes verziójában minden felszólaló szó szerint idézve van, egyes esetekben a jegyzőkönyvből kivonatot is adnak ki, amely egy bizonyos részét lemásolja.