A dokumentumkezelés fontos láncszem az irodai munkában

2024 Szerző: Henry Conors | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-12 08:31

A munkafolyamat alatt azokat a szabályokat értjük, amelyek alapján az aláírt megoldásokat egy vállalaton vagy intézményen belül a kézhezvételüktől kezdve az archívum tárolásáig népszerűsítik. Ennek a koncepciónak az alapja egy dokumentum átvétele, mérlegelése, a végrehajtó szervekhez történő átadása, a végrehajtás szervezési intézkedései, hitelesítése, végrehajtása, tárolása.

Ez egy olyan folyamat, amely figyelembe veszi a dokumentum mozgásának előfordulásait, valamint az ezeken a példányokon való mozgás sebességét. A dokumentumáramlás olyan folyamat, amelyet össze kell kapcsolni az adminisztratív apparátus információs tevékenységével, az egyes döntések dokumentálásával, az újonnan beérkezett dokumentumok tárolásával.

Sok adminisztratív apparátus tevékenységében tapasztalható hatalmas számú hiányosság éppen az iratok mozgásának rossz szervezettségével függ össze. Például a vezetői döntési dokumentum terjesztési folyamatának három kötelező összetevőből kell állnia:

• információs támogatás a meghozott döntéshez (ez magában foglalja a megbízható információkat,a döntés helyességének megerősítése);
• magának a határozatnak a dokumentálása (szabályozási dokumentum);
• végrehajtás ellenőrzése (amely magában foglalja a javasolt munka megszervezését, a feladat elvégzésének módjait, a feltételek és határidők betartását).

Amint a fenti példából látható, a munkafolyamat olyan információk gyűjtése, amelyek alapján adminisztratív határozat születik; maga a határozat előkészítése, beleértve a szerkesztést, egyeztetést, szövegezést a jóváhagyásig. A fenti szakaszok mindegyike megköveteli a dokumentum mozgatását nemcsak a vállalkozás szerkezeti részlegei között, hanem az előadók között is, a technikusoktól, szakemberektől a vezetőkig. Ebből a példából a következő következtetés vonható le: minél nagyobb a dokumentum mozgási sebessége, annál jobb a végrehajtás minősége az egyes szakaszokban, annál jobb a vállalat egészének irányításának folyamata.

Maga a kifejezés már az 1920-as években megjelent a szakirodalomban. Akkor azt hitték, hogy a munkafolyamat az államapparátus egészének ésszerű felépítését célzó munkaszervezés, a felelősségek elosztása a különböző előadók és szolgáltatások között. A Vezetéstechnikai Intézet 1931-ben tett először kísérletet az irodai munkaszervezés egységes elveinek szabályozására. Megállapításra kerültek azok a szabályok, amelyek szerint az iratok átvételét, átadását, a lebonyolítási szabályokat, valamint az aláírás szabályozását kell elvégezni. A gazdasági fejlődés következő szakaszai olyan koncepciót kaptak törvényi szabályozásban, mintirodai munka, ahol a fő hangsúly az egyéni műszaki műveleteken volt. Az iratkezelési programot ezek a jogalkotási aktusok nem említették, pedig valójában minden az iratok mozgásának megszervezésén múlott. 1974-től írták alá a dokumentumkezelés teljes folyamatát szabályozó fődokumentumot, amely jelenleg is érvényben van.

Ezt a jogszabályt "Egységes Állami Nyilvántartási Rendszernek" (USSD) nevezik, melynek paragrafusai a dokumentumok mozgásának megszervezésével, feldolgozásuk technológiai módszereivel és alkalmazási szabályaival foglalkoznak. Ez a gyűjtemény megfogalmazza az alapszabályt: "A dokumentumáramlás egy dokumentum operatív mozgása a legrövidebb úton, beleértve a minimális idő- és munkaköltséget." Csak a jóváhagyott szabály gyakorlati alkalmazásával számíthatunk az ország lakosságának életének javulására, az állam gazdaságának növekedésére.

E célok eléréséhez okos, fegyelmezett, felelősségteljes vezetőkre van szükség, akiknek becsület- és lelkiismereti dolga lesz az USSD-n alapuló munkafolyamat bevezetése.