Alapvető normák és üzleti etikett szabályai egy irodai dolgozó és köztisztviselő számára

2024 Szerző: Henry Conors | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-12 08:21

Amikor elkezd dolgozni, hamarosan rájön, hogy az üzleti etikett alapvető szabályainak betartásának képessége bármilyen területen hozzájárul a szakmai sikerhez, és ugyanolyan nagyra értékelik, mint az üzleti tulajdonságokat. Segítségével könnyen beilleszkedhet bármely csapatba, és gyorsan elnyerheti hitelességét a kollégák és a vezetőség körében, különösen akkor, ha gyorsan sikerül felfognia a különbséget az üzleti és a világi etikett között, és megtanulja a megfelelő magatartást választani.

Alapvető üzleti etikett

A jó modor a hivatalban vagy a kormányhivatalban némileg eltér attól, amit kívülről tisztességesnek (szokásos) számítanak.

• Ha a vezető férfi, a nők ne várják el tőle, hogy felkeljen, amikor belépnek az irodába. Bár a főnökök között vannak jól nevelt férfiak, akiknél ez a szokás reflex szintjére került, és mindig felkelnek, ha egy hölgy belép a szobába, ez kivétel. És legyen szép, de a világi hangnem a munkahelyen mégsem helyénvaló. Az irodában,egy kormányhivatalnál a férfi főnök lép be először az ajtón, és ha üzleti úton vagy, ő ül be először az autóba.
• A "köszönöm" és a "kérem" szavak munkahelyi környezetben még kívánatosabbak, mint a "társadalmi életben". Köszönj meg kollégáidnak minden, még a legjelentéktelenebb szolgáltatást is, és ne feledkezz meg a „varázsszóról”, amikor kérsz, vagy egyszerűen csak továbbítod a feletteseid parancsát valamelyik alkalmazottnak.
• Mindig mosolyogjon, amikor köszönti kollégáit, és mosolyogva viszonozza őket.
• Beszéljen az emberekkel nyugodt, barátságos hangnemben, és mutasson rájuk a figyelem jeleit, nemüktől függetlenül.
• Ha az előtted az ajtóhoz sétáló férfinak sok dokumentuma van, előzze meg, hogy nyissa ki az ajtót és engedje át. Az irodában mindig az a segítség kell legyen, akinek kényelmesebb és kényelmesebb, azonban a hivatalos kapcsolatokban egyértelmű hierarchia van, amelyet éreznie és fenn kell tartania. Ez nem azt jelenti, hogy félénknek kell lenni a felettesei előtt, vagy fokozott figyelmet kell mutatnia minden szavára, nem, de meg kell adni neki a kellő tiszteletet.

Az elfogadott üzleti etikett szabályai nemcsak az egyes iparágakban, hanem az egyes cégeknél is jelentősen eltérhetnek. Vannak azonban szabályok, amelyeket mind az irodai, mind a kormányzati alkalmazottaknak be kell tartaniuk. Ezek közé tartozik a pontosság betartása, a cég imázsának való megfelelés a ruházatban, a titkolózás képessége és a személyes problémák munkahelyen kívüli hagyása. Beszéljünk ezekről a szabályokról részletesebben.

Mindent időben meg kell tenni

Irodában, állami szervben az üzleti etikett szabályai megkövetelik, hogy mindig időben jöjjön dolgozni, minden feladatot időben végezzen el. Elfogadhatatlanok a késések, a munkák késése, amelyeket pontosan az ígért időben kell leadni.

Soha ne hagyjon ki egy üzleti találkozót, jöjjön el hozzájuk korán, hogy ne veszélyeztesse a cég hírnevét, ne csak a sajátját. Ha késni kell, előre figyelmeztetni kell, a hatóságoknak tudniuk kell, hogy hol van. Ne feledje, hogy a pontosság, a pontosság minden ügyben a köztisztviselők és az irodai dolgozók számára nélkülözhetetlen üzleti etikett szabályai, valamint a mások iránti tisztelet megnyilvánulása, amely minden művelt ember számára természetes.

Hogyan öltözzünk megfelelően az irodában vagy a kormányzati szolgálatban

A szokásos üzleti öltözködési kódot be kell tartani.

• A munkavállaló megjelenésének összhangban kell lennie a vállalat imázsával, kellemes benyomást keltve, és ha Ön egy állami szervnél dolgozik, ez még fontosabb.
• A nőknek térdnél nem hosszabb szoknyát és ruhát kell viselniük, szabott nadrágkosztüm megengedett. Elfogadhatatlan az irodai munkához élénk, kirívó színű, flitterekkel, strasszokkal díszített és szűk ruhák viselése.
• A férfiaknak ragaszkodniuk kell az üzleti öltözékhez, viselniük kell öltönyt, nadrágot, inget nyakkendővel vagy anélkül. A farmert és a pulóvereket legjobb kizárni a dolgozó gardróbból.
• Viselheted munkábaaz öltözékhez illő szerény ékszerek, valamint a jelmez egyéb részletei.

Adatvédelmi szabályzat

Képesnek kell lennie megőrizni a cég titkait, minden tranzakciót anélkül, hogy ezt a témát akár kollégáival, akár szeretteivel kiterjesztené. Ne olvasson el másnak szánt leveleket, minden üzenetet személyesen továbbítson, közvetítők és illetéktelen személyek nélkül. Ha faxot kell küldenie, előzetesen hívja fel a címzettet, hogy a közelben legyen, és személyesen átvehesse a dokumentumot vagy levelet. Ne keverje össze a magánéletét a munkával, ne beszéljen az élet problémáiról, ne keressen vigaszt, és ne kérjen segítséget a kollégáktól. Az irodában fontos a nyugalom és a jó hangulat megőrzése, függetlenül a rossz hangulattól. Szigorúan be kell tartani a kormánytisztviselőkre és az irodai dolgozókra vonatkozó üzleti etikett ezen szabályait.

Te és a főnököd

A beosztottakra vonatkozó üzleti etikett szabályai egy távoli, nem megszokott fellebbezést jelentenek a vezető felé. Még akkor is, ha a főnök (főnök) egy nálad kicsivel idősebb lány vagy fiatal férfi, érdemes azt mondani, hogy „te”. Ha Ön a vezető irodájában tartózkodik, és egy üzlettárs vagy más főnök lép be, akár marad, akár távozik, akkor neki kell eldöntenie, hogy felkér-e, hogy távozzon, nincs ok arra, hogy csorbát szenvedjen. Ha a főnököd valaha sérteget téged idegenek előtt, ne válaszolj kedvesen. Ha ideges, ne ugorjon ki az irodából, próbáljon nyugodtan kimenni, és keressen egy félreeső helyet, ahol megnyugodhat. NemBeszéljétek meg a kollégákkal a történteket. A menedzserrel munkaidőn kívül rendezheti a dolgokat, nyugodtan meghallgathatja kívánságait és elmondhatja panaszait. Minél magasabb a főnök, annál nehezebb a szerepe, és bizonyos helyzetekben fontos emlékezni az üzleti etikett szabályaira. Ha egy különösen megbecsült személyt kell végigkísérni egy intézmény folyosóján, akkor ki kell nyitni az ajtókat, hogy átengedje a fontos vendéget, majd csak negyed lépést lemaradva költözni mellé. Ha a folyosó elágazik, akkor egy kecses mozdulattal kell jeleznie az irányt. Ha a folyosó kanyargós, akkor azt mondhatja, hogy "Hadd sétáljak", majd bátran indulhat tovább.

Pár szó a rossz modorról

Vannak az üzleti etikett normái és szabályai, amelyek minden alkalmazott számára egyértelműek: ne olvassa el mások leveleit, beszéljen visszafogottan és udvariasan, legyen barátságos a kollégákkal és tartsa távolságot a feletteseitől. De néha a munkahelyen kivételt tesznek ezek alól a szabályok alól, például ha egy dokumentumot kell találnia egy másik alkalmazott asztalán, aki nincs ott. Az általános magatartás a szolgálatban és az irodában méltóságteljes, kifogástalan modorú legyen. Folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a viselkedését, hogyan jár, kommunikál, ül. Ne feledje, hogy illetlenség nyilvános helyen megérinteni az orrot, fület, hajat vagy más testrészeket.

Amit soha nem szabad csinálni a munkahelyen:

• Rágj, szedd ki a fogaidat.
• Toll, ceruza, papír vagy köröm rágcsálása.
• Megfelelő smink, manikűr, ajkak festése a munkahelyen – ezek az alapvető szabályoküzleti etikett egy titkárnőhöz.
• Ásítson anélkül, hogy eltakarná a száját.
• Tedd le a lábad az asztalra, keresztbe a lábad

Naponta kötelező:

• Tartson tisztán ruhát, hajat, testet, használjon dezodort, de ne parfümöt.
• Vigyél magaddal egy takaros zsebkendőt.
• Vigyázzon fogai egészségére.

Ezek a szabályok és kívánságok az etikett nélkülözhetetlen normái, lehetővé teszik, hogy ne csak jó, értékes munkavállalóvá váljon, hanem kellemes emberré is váljon, akivel foglalkozni szeretne. A megjelenés a legjobb módja annak, hogy kifejezzük a mások iránti tiszteletet.

A jó modor szabályai a kollégákkal való bánásmódban

Amikor először elkezd dolgozni az irodában, és megismeri kollégáit, olyan kapcsolatokat kezd kiépíteni, amelyek meghatározzák a csapat légkörét és a közös munka eredményeit. Hogyan viselkedjünk, hogy megnyerjük őket? Legyen mindenkivel barátságos, de ne próbáljon meg azonnal közel kerülni egy emberhez, adjon magának egy kis időt, hogy jobban megismerje az embereket. Nyugodtan kérdezze meg az alkalmazottakat a munkáról, de először ne folytasson személyes beszélgetést velük. Ne aggódj, ha az első naptól nem sikerült csatlakoznod a csapathoz, nincs ezzel semmi gond. Mindig köszönje meg a kollégák segítségét, és ne feledje, hogy ne lépje túl az üzleti kommunikációs etikett szabályait.

Például:

• ne idegesítse kollégáit beszélgetéseivel, és ne avatkozzon bele mások beszélgetésébe;
• ne pletykálj és ne hallgass a pletykákra, ne hallgasd meg mások pletykájáttelefonhívások;
• ne beszéljen egészségügyi és testfunkciós kérdésekről kollégáival;
• ne próbálja semmilyen alkalommal kifejezni vagy rákényszeríteni személyes véleményét;
• ne szidjon senkit idegenek jelenlétében, még akkor sem, ha háromszor is igaza van, hirtelen elvesztette a türelmét - azonnal kérjen bocsánatot;
• ne tegyen úgy, hogy elfogl altabb vagy, mint mások, néha udvariasan megkérheti kollégáit, hogy ne zajongassanak, hanem tegyék ezt udvariasan és telefonálás nélkül;
• ne légy önző, hivatalos buzgóságodban próbálj meg ne bántani kollégáidat, hogy előnyt szerezzen vagy kegyeskedjen feletteseinek.

És az üzleti etikett fő szabálya, mind az irodai dolgozók, mind a kormányzati alkalmazottak esetében: „Udvariasnak, tapintatosnak, udvariasnak és toleránsnak kell lenni a kollégákkal és a vezetőséggel való érintkezésben, soha nem szabad belemenni az érzelmekbe."

Telefon etikett titkárnő számára

Az első benyomások egy cégről gyakran telefonon keresztül születnek, és a rossz első benyomást nehéz megszabadulni. Nagyon gyakran, amikor üzleti ügyben felhívunk egy céget, olyan válasszal találkozhatunk, amelynek semmi köze az üzleti etiketthez vagy az egyszerű udvariassági szabályokhoz. Egyes alkalmazottak úgy veszik fel a hivatali telefont, mintha szívességet tennének, mások nem tartják szükségesnek a cég vagy részleg megnevezését. És mindenki tudja, milyen kellemes ezek után telefonon beszélgetni olyan jól nevelt emberekkel, akik gyorsan, barátságosan válaszolnak, és kifejezik a segítőkészségüket.

A telefonhívásokra általában a titkár válaszol, de nem csak neki, hanem minden dolgozónak ismernie kell az üzleti kommunikációs etikett alapvető szabályait, amelyeket fontos betartani a telefonos kommunikáció során.

• Ne várja az embereket a válaszra, azonnal vegye fel a telefont, és válaszoljon. Ha nem tud beszélni, kérje visszahívását, ne várja meg a hívót. És rossz modornak minősül, ha zenét csatlakoztat a vonalhoz, hogy kitöltse a hiányosságot.
• Rögtön azután, hogy felveszi a telefont, köszönjön, nevezze meg a cégét, és mutatkozzon be. Ha egy nagy intézményben dolgozik, meg kell neveznie egy adott osztályt, hogy segítsen a hívónak eligazodni.
• Amikor valaki mást kérnek a telefonba, fogadjon neki egy üzenetet, vagy ajánlja fel, hogy később visszahívja.
• Beszélgetés közben tartsa kézben magát, és viselkedjen helyesen még a leglassúbb vásárlókkal is. Ha az érintett fél, segíts neki megnyugodni, de válaszul a sértésre csak tedd le.
• Figyelje beszédét, és válassza ki a szavait, ne feledje, hogy a szakzsargon az üzleti kommunikációban teljesen helytelen. Soha ne mondjon „igen” vagy „oké”, csak „igen”, „oké” vagy „természetesen”.
• Tartsa a telefont a kezében, ne a válla és az álla között, beszéljen tisztán és közvetlenül a mikrofonba, ne múljon. És soha ne beszélj teli szájjal.
• Ha telefonál, köszönjön, és azonnal azonosítsa magát és az Ön által képviselt céget. Légy udvarias, rövid és lényegre törő.

Üzleti etikett a látogatókkal való kapcsolattartásban

Kormányzati alkalmazottak és irodai alkalmazottakaz alkalmazottak gyakran az irodájukban fogadják az ügyfeleket. A jó modor itt rendkívül fontos, az emberek szeretnek olyannal foglalkozni, aki tiszteletet tanúsít irántuk. Az üzleti kommunikáció és magatartás etikett szabályait mindenben be kell tartani: a látogatóval az ajtóban való találkozásban, a levetkőztetésben és abban is, hogy ne várakozzon. Ha még várnia kell, mindenképpen kérjen bocsánatot, még ha nem is a tiéd a hiba, kínáld meg teával vagy kávéval. Barátságos mosollyal üdvözölje az embereket, próbáljon kötetlen kapcsolatokat teremteni, de soha ne pletykáljon semmiről. A beszélgetés során tartsa a távolságot, de legyen korrekt, udvarias és türelmes. Kísérje ki a látogatókat az iroda ajtajáig, mintha a vendégei lennének.

Jó hangnem az üzleti levelekben

Az üzleti levelezés etikettjének szabályai mind a megjelenésre, mind a tartalomra, magának a levélnek a tartalmára vonatkoznak. Írás előtt el kell készítenie egy tervet, amely segít tömören és egyértelműen megfogalmazni az ügy lényegét. Ugyanakkor fontos figyelembe venni az üzleti levelezés folytatására vonatkozó több kötelező szabályt is.

1. A betűt stílus, helyesírás és írásjelek szempontjából helyesen kell írni.
2. A hivatalos üzeneteket általában nyomtatják, ez a címzett iránti tisztelet jele.
3. A jó modor szabályai szerint a köszönet kivételével egyik levél sem maradhat megválaszolatlan.
4. A levélnek szépen formázottnak kell lennie, az üzleti leveleket csak fehér A-4-es papírra szokás írni.
5. Mindig dátumozza leveleit a bal alsó sarokban, és hagyjon személyes aláírást, vezetéknevet éskezdőbetűk.
6. Címzéskor a „kedves(ek)” szót szokás használni, a „Te” személyes névmásnál pedig nagybetűvel írjuk.

Befejezésül

A tökéletesség szorgalommal és ismétléssel érhető el. Mindenben törekedj a kiválóságra, hirdesd az üzleti etikett szabályait - tartásmódban, beszédmódban és mozgásban, de ne állj meg csak a jó modor külső megnyilvánulásánál, javítsd ki saját jellem hiányosságait, légy figyelmes a kollégákhoz, tanulj kitartást és türelmet, bánj magaddal és bánj másokkal egyenlő tisztelettel. Ha szorgalmasan dolgozik, hamarosan olyan eredményeket fog látni, amelyek megváltoztatják az életét.