Akár tetszik, akár nem, semmilyen tevékenység nem lehetséges segítség és segítség kérése nélkül. Akár egy kis, akár egy nagy cégnél dolgozik, más szervezetek vezetőivel és alkalmazottaival, kollégáival vagy munkaadóival, partnereivel és ügyfeleivel kell kapcsolatba lépnie. Ugyanakkor üzleti és személyes levelezést folytat, gyakran e-mailt használva.
Természetesen csak akkor írnak felkérő levelet, ha erre alapos indok van: információra, dokumentumokra, anyagi segítségre, bármilyen intézkedésre van szükség. Ezért szövegének megfelelőnek kell lennie. Világosan közvetítenie kell a probléma lényegét és megoldási módjait, kívánságát vagy követelményét. Elfogadhatatlan az érzelmek kifröccsenése az ilyen levelekben, visszafogottnak kell lenniük, még akkor is, ha a hozzád legközelebb álló személy olvassa el, az üzleti levelezésről nem is beszélve. Vicces, de a legtöbb tudósító, aki annak idején nem tanulta az etikett szabályait, elköveti ezt a hibát, és ezt írja a szövegekben: „Felháborító! Követeljük! Szigorúan! Ezért gyakran egy ilyen túl érzelgős kérőlevél nem kapja meg a várt reakciót, hanemegyszerűen figyelmen kívül hagyja az a személy, aki kapta.
Annak érdekében, hogy ez ne forduljon elő, mielőtt elkezdené írni, tegye fel a legfontosabb kérdéseket: „Mire való?”, „Milyen eredményt kell elérnie?” Ezt követően könnyebb lesz megfogalmazni a fő mondatot, például: „Kérem, hogy finanszírozza a projektet…”, „Számítok a részvételére…” Egy megkereső levél több petíciót vagy javaslatot is tartalmazhat a címen. egyszer, akkor a megfelelő szavak szerepelnek, például: reméljük…”, „Ezzel együtt…”, „Ugyanakkor segítséget kérünk…”.
Semmi esetre sem hagyhatja figyelmen kívül az elemi udvariasság szabályait, így függetlenül attól, hogy személyes vagy üzleti levélről van szó, a kérést helyesen kell megfogalmazni. És bármennyire is szereti vagy nem szereti a címzettjét, ne feledje, hogy amit tollal (billentyűzetre) írnak, azt b altával nem lehet levágni. Ráadásul bármilyen üzenetet nem csak a címzett olvashat, hanem kollégái, rokonai, barátai is. Miért kell szégyellni magát és másokat?
Az etikett szabályaiban, valamint az üzleti levelezés szabályaiban nagyon fontos, hogy üdvözölni tudja a beszélgetőpartnert. Még a bódékban dolgozó eladóként is elfogadhatatlan, hogy valakit a szálló e fontos eleme nélkül hagyjanak, különösen, ha valakihez fordulnak segítségért. Ezért minden kérőlevélnek tömör és tiszteletteljes üdvözlettel kell kezdődnie, és jókívánsággal és udvarias búcsúval kell végződnie, amelynek elolvasása után:a címzett, még ha személyesen nem is ismer, meg fogja érteni, hogy nem hisztis emberrel van dolga, hanem olyan személlyel, aki uralkodik önmagán.
Képzeljük el röviden, hogyan nézzen ki szerkezetileg egy kérőlevél? Példa: üdvözlés, a helyzet rövid leírása, a kérdés és a petíció lényege, a segítség reményének kifejezése, udvarias búcsú.
Életünkben minden nap tetteiddel és tetteiddel önként vagy akaratlanul is hírnevet szerezsz magadnak. Az Ön által írt levelek nagyon fontos részét képezik ennek az életfolyamatnak.
