Az ülés jegyzőkönyve: szerkezet és tartalom

2024 Szerző: Henry Conors | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-12 08:31

Az ülés jegyzőkönyve olyan dokumentum, amely tükrözi az esemény összes fontos döntését. Mind jelentésében, mind kivitelezésében helytelen megfogalmazása azt eredményezheti, hogy az ülés résztvevői vitathatják. Emellett fennáll a hibás vezetői döntések meghozatalának veszélye, ha a termelési értekezlet jegyzőkönyve torz információkat tartalmaz. Egy sor egyszerű javaslat segít a helyes elrendezésben.

A dokumentum szövege általában két részből áll: bevezető és fő részből. Az ülés (első fele) jegyzőkönyve tartalmazza az esemény főbb paramétereinek leírását: beosztások, teljes név. tagjai, elnöke és titkára. Ha valamelyik jelenlévő különleges státusszal rendelkezik (meghívott, szakértő, megfigyelő stb.), ezt is fel kell tüntetni a dokumentumban. Ha az ülésen többen vettek részt, akkor az ülés jegyzőkönyve tartalmazhat róluk adatokatkülön lap, amely a dokumentum elválaszthatatlan melléklete. A bevezető rész a napirenddel zárul, amely tartalmazza a vizsgált kérdések listáját. Kívánatos ezeket fontossági sorrendbe rendezni, de más tényezők is befolyásolhatják a kérdéslistán elfogl alt helyet. Például a napirend felépítése függhet a kérdéseinek egy részének logikai kapcsolatától vagy a rendezvényen részt vevő személyek foglalkoztatásától. Maga a dokumentum a szervezet (részlegének) fejlécére készül, fel kell tüntetni az ülés időpontját.

Az ülés jegyzőkönyvének a fő részben meg kell egyeznie a bevezetővel. Különösen a napirendi pontok sorrendjében kell szerepelnie. Az egyes napirendi pontokról információkat rögzítő szöveg összeállításának algoritmusa a következő: „meghallgatott”, „megszól alt”, „döntött”. A fő szabály a jegyzőkönyv ezen részének megírásakor az, hogy ne váljon átirattá.

A „meghallgatott” albekezdés különösen azt írja le, hogy ki volt a fő felszólaló a kérdésben, mit javasolt beszéde végén. A felszólalók szerint azt is jelzik, hogy ki mondta, amit javasolt. A határozat rögzíti az ülés résztvevőinek többségének végső álláspontját. Ha szavazással fogadták el, akkor feltüntetik, hányan voltak mellette, hányan voltak ellene, valamint a tartózkodások száma. A megvitatott kérdések fontosságától függően a teljes név szerepelhet. emberek, akik egyik vagy másik pozíciót elfogl alták.

Az ülésről jegyzőkönyvet készít a titkár, magát a dokumentumot a lebonyolító és az ülés levezető elnöke írja alá. Összeállításának információforrása kézzel írott piszkozatok, hangrögzítővel készült felvételek, átiratok. Ha az ülésen feltárt kérdések megoldása az ülésen részt nem vevő felsőbb tisztségviselő felhatalmazását igényli, a határozatokat ezen vezető jóváhagyhatja. Az aláírt és regisztrált jegyzőkönyv egyetlen dokumentumként vagy kivonatként is elküldhető azon tisztviselőknek, akikre a kérdéseknek csak egy része vonatkozik.