Könyvtárak projekttevékenységei: formák, módszerek, fejlesztési szakaszok és példák

2024 Szerző: Henry Conors | [email protected]. Utoljára módosítva: 2024-02-12 08:33

Ma már nem maradt olyan könyvtár az országban, amely ne hozna létre különféle projekteket, ne indulna különböző pályázatokon, mert a könyvtár projekttevékenysége az, ami javítja az intézmény anyagi helyzetét, erősíti a területen betöltött szerepe. Így a szolgáltatások minősége javul, az olvasók elégedettek. A könyvtárak projekttevékenysége lehetővé teszi, hogy saját arculatot szerezzen, és azt sokkal jobbá tegye. Így jelennek meg új perspektívák a műben.

Melyek a projektek

Egy projekt jellege és céljai teljesen eltérőek lehetnek. Például egy kísérleti projekt. Ez a megvalósítás első, próbafokozata, amely biztosítja, hogy a választott cselekvési rendszer hatékony és könnyen alkalmazható legyen. Ezzel egyidejűleg a projektben részt vevő munkavállalók teljes munkacsoportja képzésben részesül. Meghatározzák a könyvtár projekttevékenységének formáit, módszereit, igényétmunkarendszer kialakítása, szervezési és technikai intézkedések terve. Mindez már a megvalósítás első szakaszában kísérleti projektet ad. A költségek jelentősen csökkennek, ugyanakkor a projekt teljes körű megvalósítása felgyorsul. A projekt próbaverziójának időtartama harminc napra korlátozódik.

Az információs projektet kizárólag a felhasználók kívánságai és igényei szerint készítik el. A könyvtárak innovációs és tervezési tevékenységei közé tartoznak a jelentős változásokon alapuló projektek, a megszokott formátumok megváltoztatása, a modern technológiák és innovációk alkalmazása. Az innovatív projektek mindig nagy figyelmet vonzanak a felhasználók részéről. A marketing projekt célja a lehető legszélesebb körű kapcsolat a térség lakosságával, és ennek kölcsönösnek kell lennie. A stratégiai projekt hosszú távú tevékenység, távoli kilátásokkal. A szervezeti tervezés mindig összetettebb szintre irányul. Például az emberek összejönnek, hogy nagyon összetett problémákat oldjanak meg, és egy sokkal nagyobb projektet dolgozzanak ki.

Egy üzleti vagy partnerségi projekt magánszemélyek és jogi személyek közötti megállapodáson alapul, ahol a jogok és kötelezettségek teljesen egyenlőek. A gazdasági projekt hosszú távú formában készül, ahol a könyvtár kiemelt feladatait oldják meg. A határidők azonban az ilyen típusú projekteknél mindig pontosan vannak meghatározva. Az oktatási projekteket leggyakrabban a gyermekkönyvtárak projekttevékenységében alkalmazzák, hiszen itt csak a képzés, a készségek, ismeretek fejlesztése és az általános műveltség lehet az irány. A szociális projekt általában szándékosaz emberek egy kategóriája, és célja az életük segítése, javítása.

A kulturális és szabadidős projekt mindenhol nagy népszerűségnek örvend, minden vidéki könyvtári projektben erre a munkaformára épülnek a tevékenységek. Itt a könyvtár szabadidőközpontként működik, az ilyen rendezvények általában nagyon látványosak: zenei és irodalmi estek, színházi előadások, bemutatók, fesztiválok, állami ünnepek, kreatív estek, különféle kiállítások. A szakmai fejlesztési projekt a dolgozói csapaton belül valósul meg, és célja a könyvtári dolgozók speciális képességeinek fejlesztése, fejlesztése.

Mega és monoprojektek

Szokatlanul sok projektbesorolás létezik. Külön-külön is mérlegelhetőek méretarányosan és feloszthatók nemzetközi, államközi, regionális és interregionális, országos, ágazati és ágazatközi, tanszéki, vállalati, valamint egy könyvtárban megvalósuló projektekre. Ez utóbbi nevezhető monoprojektnek, de vannak multiprojektek is - a megvalósítás több könyvtárban történik, a megaprojektek pedig nagyon széles, legalábbis regionális projekt.

A hazai publikációkban nincs egységes definíció a "megaprojekt" kifejezésre. Azonban még a vidéki könyvtárak program- és projekttevékenységei is olykor speciális integrált programokba kapcsolódnak be, amelyeknek egyetlen céljuk és sok heterogén, egymással szorosan összefüggő, különböző vezetési szinteken megvalósuló projekt. Regionális szinten a megaprojekt is tartalmazzamulti- és mono-projektek, amelyek leggyakrabban a kulturális környezet - könyvtári szektor, színházak, múzeumok, szabadidőközpontok - fejlesztéséhez kapcsolódnak. De a fő feltétel: minden projektet egyetlen célnak, hozzárendelt anyagi és pénzügyi forrásoknak, valamint a megvalósítási időkeretnek kell egyesítenie.

A megaprojekteket mindig a kormányzat legfelsőbb szintjein dolgozzák ki – államközi, állami, köztársasági vagy a régió vagy terület szintjén. Mindig drágák, időigényesek, hosszú megvalósítással, távoli, nem kellően fejlett infrastruktúrával rendelkező területeket érintenek. De ezek mindig hatással vannak egy egész régió vagy akár egy ország kulturális és társadalmi környezetére.

Itt speciális irányítási és koordinációs módszerekre, gondos felkészülésre van szükség. A nagyszabású könyvtárak program- és projekttevékenységére példa a Soros Alapítvány által 1998-ban kezdeményezett Puskin Könyvtár rendezvény megtartása, amely rendkívül nagyszabású, három évig tartott, és az összes közül csak az első kelt el. 20 millió dollár. Részt vett a könyvtári megaprojektben az Orosz Föderáció 83 alanya területén.

Projektötlet

Bármely projekt mindig olyan tevékenységek összessége, amelyek célja egy adott probléma azonosítása és megoldása. És minden problémának megvan a maga eredete és a végső megoldása. Ezért a könyvtárak projekttevékenységében mindig jelen van a végeredmény elérése. A projekt ötlete szükségszerűen jelentős társadalmi szempontból, még akkor is, ha maga a projekt kicsi és szerény, azaz eredmények minden bizonnyal hasznosak és szükségesek lesznek a lakosság egy bizonyos részének. A könyvtárak projekttevékenysége mindig egy bizonyos eredmény elérésére irányul. Ez lehet bármilyen koncepció vagy szolgáltatás, amely a projektben előirányzott összetételében és tulajdonságaiban elkészül.

Miért van szükségük projektekre a könyvtáraknak? Ez mindenekelőtt nem kereskedelmi jellegű tevékenység, de azért fontos, mert a helyzet megváltoztatásán munkálkodik, mindenféle minőségi, legteljesebb, leghatékonyabb információhoz való hozzáférést biztosít – mind a célolvasói csoportok, mind pedig az olvasók számára. a helyi közösséget a legszélesebb körben. A könyvtárak legnépszerűbb program- és tervezési tevékenységei. Általános vélekedés szerint a közös projektek a legeredményesebbek, ha más könyvtárakkal, kulturális vagy információs intézményekkel, önkormányzatokkal, valamint non-profit szervezetekkel való együttműködésre kerül sor. Ez természetesen igaz, de ez egyáltalán nem jelenti azt, hogy a könyvtár ne tudna önállóan sikeresen végrehajtani program- és projekttevékenységeket.

A projektmunka fázisai

Amikor egy projekt megvalósul, mindig új szolgáltatások jelennek meg - társadalmi, kulturális, információs, oktatási, új lehetőségek nyílnak meg, akár új struktúrák is megjelennek. Jóval a könyvtár program- és projekttevékenységeiről szóló beszámoló elkészítése előtt világossá válik az ilyen rendezvények lebonyolításának jelentősége. Minden projektnek ugyanazok az alapvető tulajdonságai. Ez egy időkorlát – a projekt indulásától a probléma teljes megoldásáig, azaza munka befejezése, ha a projektben megjelölt probléma megoldásában az eredmény elkészültét jelzi, és alaposan strukturált

Az alábbiakban konkrétan bemutatjuk, hogyan készül a jelentés a könyvtár egészének program- és projekttevékenységeiről, és mi a helyzet egy külön projekttel. Bármely projekt megvalósítása során bizonyos mennyiségű erőforrásra lesz szükség a cél eléréséhez. A könyvtári projekt munkafázisai a következőképpen írhatók le: először kidolgoznak egy koncepciót, majd megvalósítják, majd befejezik. Az ihletet más, már kidolgozott projektek megtekintésével találhatja meg. A könyvtári projekttevékenységek mindig ezzel kezdődnek. És mindig van saját ötleted. A kezdeti szakaszban összegyűjtik és elemzik az elsődleges adatokat, azonosítják azokat a problémahelyzeteket, amelyeken változtatni kell. Ezután meghatározásra kerülnek a célok, a feladatok, a fő követelmények, valamint a szükséges pénz- és időforrások.

Ezt követően kerül sor a projektkörnyezet elemzésére, a résztvevők kiválasztására, a kockázatok azonosítására. A folyamat során meghatározzák a probléma megoldásának minden lehetséges módját, és kiválasztják az optimálisat. A könyvtár projekttevékenységében minden sikeresen kidolgozott projekt így kezdődik. Az azonosított probléma megoldására vonatkozó javaslatok közül a legérdekesebbet elfogadják. Az elkészült koncepcióval pedig elkezdheti keresni a finanszírozást. Kevés olyan szervezet van, amely készen áll a könyvtárak finanszírozására, de még mindig megtalálhatja őket. Finanszírozási kérelem benyújtása folyamatban van.

Ötlet, cél, feladatok

ElőtteElőször is el kell dönteni a projekt fő gondolatát: mely felhasználói csoportoknak van szükségük a megvalósításra, hogy a projektötlet megfelel-e a célközönség igényeinek és követelményeinek, valamint a jelenlegi helyzetet, miért van erre szükség. egyáltalán felmerülhet, és hogy ez a könyvtár meg tudja-e oldani ezeket a problémákat. Itt össze kell hangolni a követelményeket: az iskolai könyvtár projekttevékenysége jelentősen eltér az egyetemiétől. Az elképzelést konkrét adatokkal, szakértői értékelésekkel, valós statisztikákkal, felhasználói kérésekkel, sajtókiadványokkal és hasonlókkal kell megerősíteni.

A legnagyobb nehézségek a célok és célkitűzések megfogalmazásában adódnak. A cél szokás szerint a hosszú távú eredmény, a végtermék, pontosan mi okozza a projekt megvalósításának szükségességét, vagyis ezek egyelőre általános megállapítások, mennyiségileg és minőségileg semmivel nem erősítve meg. Képlet a kívánt eredményhez. A könyvtárak projekttevékenységének sikeres példái azt mutatják, hogy az eredmény hosszú távú jellege nem akadályozza meg az alkotókat a „miért?” kérdés megválaszolásában. A feladatok általában könnyebben, gyorsabban és könnyebben kezelhetők, mert szorosan kapcsolódnak a megoldandó problémához, mindig specifikusak és a projekt köztes eredményeit adják a végsőkig, tükrözik a helyzet változásait - mennyiségi és minőségi, illetve a legtöbb ami a legfontosabb – mindig van akciójuk.

Ezért szükséges olyan feladatokat felállítani, amelyek méretes és precízek. Amikor a döntés hangzik: "javítsd ezt" vagy "javítsd ezt", maga a feladat befejezetlen maradmegoldva, mert nincs konkrét eredmény feltüntetve. A könyvtári projekttevékenységekről szóló jelentés nem tartalmazhat ilyen homályos megfogalmazásokat. Itt világos igékre van szükségünk: „erre változtat”, „ezt és azt kombinálja”, „ezt létrehozni” stb. A probléma megfogalmazásakor kérdésekkel tesztelheti magát. Például: ennek a feladatnak van-e pontos teljesítési határideje, mindenhol a „miért” és a „miért” helyett a „mit” és a „hogyan” megtételét, ellenőrizhető, mérhető-e a feladat megoldásának eredménye, megvalósítható-e ez a feladat egyáltalán, mindenki számára világosak a feltételek ennek a feladatnak, ennek a feladatnak a megoldása az eredmény szempontjából jelentősebb lesz, mint maga a cél?

Fejlesztési szakasz

A fejlesztési szakasz tartalma a projektben található összes fő komponens kidolgozása, és a megvalósításra való teljes előkészítés. Először is ki kell nevezni egy projektmenedzsert és csapatot kell alakítani. Másodszor, alakítsa ki a projekt szerkezetét, erőforrásait, határozza meg a fő munkát, és határozza meg az egyes szakaszok végeredményét.

Ütemezett tervek, munkabeosztások készülnek, támogatás átgondolt - meghatározzák a projekt költségvetését és becslését, az ellenőrzési és irányítási technológiákat, kiszámítják a lehetséges kockázatokat. Végül ebben a szakaszban megállapodást írnak alá a projekt finanszírozására. Ennek a szerkezeti tervezésnek a fejlesztési szakaszba kell lépnie.

A projekt készítői számára pillanatnyilag teljesen világosnak kell lennie, hogy milyen tevékenységeket kell végrehajtani a tervezett elérése érdekébeneredmények, mind a közbenső, mind a végső. Ebben a szakaszban már világosan körülhatárolható, hogy pontosan mit fognak tenni, ki fogja végrehajtani a tervezett akciókat, hogyan, mikor fog megtörténni, mi a cselekvések sorrendje, mindez milyen erőforrásokat igényel.

Megvalósítási szakasz

Most meg kell birkózni a projekt fő munkájával, amelyet a menedzser az egyes műveletek végrehajtása során folyamatosan figyelemmel kíséri. Ehhez részletes figyelemmel kíséri az összes tényleges adat összegyűjtését, hogy összehasonlíthassa azokat a tervekkel. A projekt végén a munka korai szakaszában felvázolt összes végső célt el kell érni. Az eredményeket szükségszerűen összesítik, és a projektet lezárják.

A projekt megvalósításának szakaszában a munka fő tartalma általában egy reklámcég megszervezése, prezentációk lebonyolítása, majd a projekt megvalósítása. Módszertani anyagok és tömegtájékoztatási kiadványok kidolgozása folyamatban van. A projekt eredményét kiértékelik, az eredményeket összegzik, majd a jelentési rész következik.

A jelentések tájékoztató jellegűek és pénzügyi jellegűek is (azoknak a szervezeteknek, amelyek szponzorok voltak). A projekt lezárult, néha ünnepélyesen. A legjobb projekt az, amely soha nem ér véget az általa hozott haszon formájában. Ebben az esetben az eredmények fenntarthatóak, és a megszerzett tapasztalatok megoszthatók más szervezetekkel és könyvtárakkal.

Projektdokumentáció

Projekttervezésa dokumentumoknak valahogy így kell kinézniük:

1. A címlapon - a projekt neve, szerzői és a pályázó szervezet.

2. Bevezető rész a projekt rövid leírásával - legfeljebb öt mondat, ahol felvázolják annak a problémának a megállapítását és leírását, amelyre a projektet létrehozták, majd meggyőző bizonyítékok a projekt szükségességéről és indokoltságáról (sok kissé eltúlozni ezt a jelentőségét, és ez joggal van így).

3. Fel van tüntetve a projekt célja és a megvalósítás utáni végeredmény.

4. A feladatok és megoldási módok sorakoznak.

5. Részletes információk a projekt résztvevőiről. A projektmenedzserről. Az előadókról. A partnerekről.

6. A projekt általános tartalma az egyes problémák megoldásához szükséges tevékenységek listájával. Itt kényelmesen használható táblázatok és grafikonok az események dátumával és a felelős személyek megjelölésével.

7. Költségbecslés – projekt költségvetése.

8. Minden a várt eredményekről.

9. A fejlesztési kilátásokról a projekt eredményei alapján.

Utószó

ezért ez az alkotói folyamat minden kényszer nélkül vonzza az alkalmazottakat, valamint a könyvtárlátogatókat és a környék többi lakóját.

Írni kell rólahogy a projektmunka tele van örömmel és köszönő szavakkal, nemcsak az egyes könyvtárak megőrzéséhez, hanem gyarapodásához is hozzájárul, így felhívja magára a hatóságok és az üzleti struktúrák, a különféle szervezetek, egyesületek és a nagyközönség figyelmét.

Jogszabályok és új szabályozások

Az elmúlt évtizedekben számos társadalmi és gazdasági változás ment végbe hazánkban. Meg kell jegyezni, hogy a helyzet még nem teljesen rendeződött. Az FZ-131-et például a helyi önkormányzatra fogadták el, ami nagyon megnehezítette mind az életet, mind a könyvtárak tevékenységét. A jelenlegi helyzet kezelésére azonban más megközelítéseket is kidolgoznak.

A projektfejlesztés pedig az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy a könyvtárügyet modern irányba tereljük. Ezek a technikák eddig még nem alakultak ki teljesen, és gyakran spontán jellegűek, azonban még ezekben az esetekben is nagy hatást mutatnak, még akkor is, ha a könyvtár csak az ilyen irányú egyedi elemek megvalósítására korlátozódik.

A tervezett elosztási rendszer már a múlté, a jogi szabályozás is, az irányítás decentralizált. Mindezek a változások csak hatással vannak az emberek pszichológiájára, beleértve a könyvtárosokat is. Csak a számítástechnika jöhet segítségül, amely az utóbbi időben meredek fejlődési ugrást hajtott végre. Ez felbecsülhetetlen értékű bármely – városi, vidéki és gyermekkönyvtár – projekttevékenységében.