Minden vállalkozás tevékenysége szigorú ellenőrzést igényel a hibák és azok negatív következményeinek elkerülése, valamint a gazdasági bűncselekmények és a hozzájuk kapcsolódó személyek azonosítása érdekében. Ebből a célból speciális ellenőrzéseket végeznek - kötelező és kezdeményező ellenőrzéseket. Ezeknek a fogalmaknak a lényege, a különbségek és a gyakorlatban való ismerete nemcsak a közgazdászok, könyvelők és pénzügyesek, hanem a modern képzett emberek számára is hasznos lesz.
Koncepció és lényeg
Az "ellenőrzés" szó egy vállalkozás gazdasági, gazdasági és pénzügyi tevékenységének független szakértők által végzett, speciális képzésben részesült, a hatályos jogszabályokban előírt módon igazolt szakértők által végzett könyvvizsgálatát jelenti, valamint állami (szövetségi) vagy nemzetközi szabványok. Az ilyen vizsgálatnak többféle típusa van, ezek közül a legelterjedtebb a két – kötelező és kezdeményező. könyvvizsgálat,amelyet a törvényi előírások betartása érdekében hajtanak végre, kötelezőnek nevezzük. Ilyen ellenőrzéseket például részvénytársaságoknak, a pénzügyi vagy részvénypiac szakmai szereplőinek, biztosítótársaságoknak, bankoknak stb. kell végezniük. Az ellenőrzés eredményeit megküldik az ilyen cégek tevékenységét felügyelő állami szerveknek. Teljesen más a helyzet a kezdeményezési audittal. Már a nevéből az következik, hogy az ilyen ellenőrzés nem kötelező, hanem kizárólag a vállalkozás kérésére vagy belső szükségletére történik. Ennek az ellenőrzésnek az eredményeit nem küldik el sehova, hanem a tulajdonosok vagy vezetők felhasználják őket tanulmányozásra és megfelelő döntések meghozatalára.
Az esemény kezdeményezői
A fakultatív ellenőrzés elvégzésére vonatkozó döntés meghozható:
- Részvénytársaságnál - részvényesek, felügyelő bizottság vagy könyvvizsgáló bizottság (a jogi személy ilyen szervezeti és jogi formája esetén ezek a szervek kötelezőek), valamint végrehajtó szerv (igazgatóság), táblák stb.).
- Korlátolt felelősségű társaság, kiegészítő felelősségi társaság, betéti társaság, magánvállalkozás stb. esetében - a tulajdonosok, a felügyelőbizottság vagy a könyvvizsgáló bizottság (ha megválasztásukat vagy kinevezésüket belső dokumentumok rendelkeznek)). Ezen túlmenően döntést hozhat a végrehajtó testület is (a társaság ügyvezetője, ügyvezetője, elnöke az Alapszabály szerintarc).
- Magánszemélynek - vállalkozónak - maga a vállalkozó.
Feltételek és szolgáltatások
A kezdeményezési ellenőrzést általában hirtelen, azaz az érdekelt felek (főkönyvelő, pénzügyi igazgató stb.) figyelmeztetése nélkül hajtják végre, hogy elkerüljék a dokumentumok cseréjét vagy az információk változását. Az ilyen ellenőrzés nem tart sokáig, anélkül, hogy megzavarná a vállalkozás normál működését, kivéve a leltározás szükségességét.
A kezdeményezéses könyvvizsgálatot nem kívánatos ugyanarra a cégre vagy cégre bízni, amelyik a vállalkozást tevékenysége során tanácsokkal látja el. Ez segít azonosítani azokat a hibákat és pontatlanságokat, amelyek a tevékenység során előfordultak, és amelyeket a könyvvizsgáló korábban véletlenül vagy szándékosan figyelmen kívül hagyott, mivel a könyvelő és a könyvvizsgáló cég közötti összejátszás ritka, de mégis megtörténik.
Tanulmányi tárgy
Mivel a kezdeményezési auditot kizárólag tetszés szerint hajtják végre, az ügyfél maga határozza meg a vizsgálat tárgyait. Ezek a következők lehetnek:
- Helyes könyvelés és adóelszámolás (elsődleges bizonylatok, számlatükör és könyvelés készítése és könyvelése, adók és illetékek kiszámítása stb.).
- A megállapodások és szerződések feltételeinek a piaci feltételeknek való megfelelése.
- Pénzügyi és egyéb jelentések megfelelő elkészítése és benyújtása a pénzügyi szolgálatnak és a vállalkozás tevékenységét ellenőrző egyéb kormányzati szerveknek.
- A cég pénzügyi és gazdasági teljesítménye (likviditás, pénzügyi függetlenség,a piaci ingadozásokkal szembeni ellenállás stb.).
- Vállalatirányítás (a részvényesi vagy alapítói közgyűlés összehívására és megtartására, a döntéshozatalra stb. vonatkozó jogszabályi előírások betartása).
- Készletek és késztermékek, pénz és egyéb eszközök, valamint befektetett eszközök leltározása.
- Az árak helyességének ellenőrzése.
Mikor kell ezt megtenni?
A vállalkozás kezdeményező auditja jól fizetett szakemberek munkája, ezért a vállalkozások nem rendszeresen, hanem csak szükség esetén végzik azt. Ilyen ellenőrzésre például a következő esetekben lehet szükség:
- Az adóhatóság (adószolgálat) tervezett ellenőrzése előtt.
- A cég értékének meghatározásához eladási szándékkal.
- Amikor befektetések vonzását tervezi, valamint nagy összegű hitel vagy hitel megszerzésekor.
- A vállalkozás pénzügyi és gazdasági helyzetével kapcsolatos fontos üzleti döntések meghozataláért.
- Ha gyanú merül fel a főkönyvelő vagy igazgató tevékenységével kapcsolatban, illetve az e tisztséget betöltő személyek megváltoztatásának szándékával.
Ellenőrzési eredmények
A kezdeményező audit lefolytatása lehetőséget ad a vállalkozás tulajdonosainak és vezetőinek a számviteli, közgazdász és pénzügyesek munkájának ellenőrzésére, valamint az egész cég teljesítményének értékelésére. Ezenkívül a szakértők tanácsot adnaka hibák és pontatlanságok kiküszöbölésére, valamint arra, hogy ezt a jövőben hogyan lehet elkerülni. Az audit eredménye alapján a könyvvizsgáló segíthet a helyes döntések meghozatalában mind a vállalkozás jelentősebb tranzakcióiról, mind a tulajdonosok eladási, beolvadási vagy átvételi szándékáról.
A könyvvizsgálói jelentés
A kezdeményező audit azzal zárul, hogy a teljes jelentést átadják a megrendelőnek, ezt nevezzük „A könyvvizsgálói véleménynek”. Ennek a dokumentumnak tartalmaznia kell:
- Az ellenőrző objektum leírása. Például az éves pénzügyi kimutatások, a számviteli nyilvántartások helyessége, a készletek és késztermékek elszámolásának pontossága stb.
- Az ellenőrzés időszaka, valamint a lefedett időintervallum.
- A könyvvizsgáló munkája során felhasznált szabályozási dokumentumok.
- Esélyszámítás.
- Következtetések és ajánlások.
- Teljes információ a könyvvizsgálóról, állami nyilvántartásba vételének és minősítésének adatai.
A következtetést össze kell varrni, alá kell írni és le kell pecsételni. Az ellenőrzés eredményéért és következtetéseiért a könyvvizsgáló a felelős, így ez a dokumentum szükség esetén bíróság előtt felhasználható, de csak abban az esetben, ha az ügyfél és a könyvvizsgáló nem egymással kapcsolatban álló felek.
Lenni vagy nem lenni?
Ha a könyvelőbe vetett bizalom 100%, és nincs nagy forgalom, eladási szándék vagy jelentősebb tranzakció, akkor mennyire kell egy kis cégnek kezdeményező audit? Az ilyenek célja és értékeellenőrzi, hogy azt magas szintű szakemberek végezzék-e, amit a kisvállalkozások nem engedhetnek meg maguknak tartósan fenntartani. Az utóbbi időben jelentősen megemelkednek a fiskális szolgálatok és más felügyeleti és szabályozó szervek bírságai, és senki sem mentes a számviteli vagy adóelszámolási hibáktól. Éppen ezért a kis cégeknek is érdemes évente legalább egyszer kezdeményező auditot végezniük.
